De eerste stap om een HKZ-certificaat te behalen, is om te kijken welke HKZ-norm bij jou past.
In de norm staat namelijk beschreven wat er voor nodig is om het bijbehorende certificaat te behalen.
Nu u de norm heeft gekozen, die voor u of uw organisatie het meeste van toepassing is, kunt u de norm kopen. Lees deze norm goed en bepaal in hoeverre uw organisatie al voldoet aan de eisen uit de norm.
Indien u specialistische hulp nodig hebt om uw organisatie voor te bereiden op de toetsing, kunt u een van de HKZ-partners inschakelen. Deze partners kunnen u helpen bij het vormgeven van uw kwaliteitstraject.
Externe voorbereiding
Zodra u denkt aan de eisen uit de norm te voldoen, kunt u één of meerdere certificerende instellingen (CI-en) benaderen. Dit is een toetsende instantie die bij u langs komt om te beoordelen of uw organisatie aan de eisen voldoet die in de norm zijn gesteld.
HKZ adviseert om, al in een vroeg stadium, met meerdere CI-en contact op te nemen, zodat u kunt bepalen met welke CI u dit traject in wilt gaan. De CI zal tenslotte uw organisatie intensief leren kennen en het is dan belangrijk dat u zich prettig voelt bij de CI.
Als u denkt dat u klaar bent voor certificatie en de CI (Certificerende Instelling) is gekozen, maakt u een afspraak voor de initiële audit. Dit is de eerste audit in de certificatie cyclus van drie jaar. Deze audit bestaat uit 2 fases, waarbij tijdens de eerste fase gekeken wordt of u klaar bent voor de feitelijke audit in de tweede fase.
De grootte van uw organisatie bepaalt hoeveel dagen de audit in beslag neemt. De CI geeft u hierover vooraf de benodigde informatie.
Certificaat behalen
Uw organisatie ontvangt een certificaat als de certificerende instelling van oordeel is dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een instelling voldoet aan de eisen uit de HKZ-norm.
Register
Uw certificaat wordt opgenomen in het openbaar certificaatregister van HKZ. Dit betekent dat elke belanghebbende kan zien dat u voldoet aan de eisen uit de betreffende HKZ-norm.
Uw certificaat is drie jaar geldig. Gedurende dit geldigheidstermijn komt de certificerende instelling periodiek langs om te controleren of u nog steeds aan de voorwaarden voldoet van het certificaat.
Hercertificatie
Voor de meeste HKZ-normen geldt dat na drie jaar het certificaat verloopt. Het is dan tijd voor hercertificatie. Mogelijk is er iets veranderd in de situatie van uw organisatie of wilt u gaan samenwerken met een andere certificerende instelling. Een nieuwe certificatiecyclus start. We raden u aan om tijdig te starten met de voorbereiding voor hercertificatie. Dit stappenplan kunt u daarbij weer als hulpmiddel gebruiken.
