Een aanvraag voor de ontwikkeling van een certificatieschema komt meestal vanuit een koepelorganisatie in zorg of welzijn, of van een organisatie die de sector representeert. Dit kan bijvoorbeeld een beroepsorganisatie zijn, waarvan de leden uitkomsten van overleg (UVO) ondertekenen.
De aanvragende partij kan als representatief voor een sector worden beschouwd indien aan de volgende voorwaarden is voldaan.

a. De leden van de organisatie van aanvrager zijn aangewezen als instellingen voor zorg of welzijn.
b. De organisatie is in beginsel een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Indien formeel van een andere rechtspositie sprake is, zal de organisatie materieel in grote lijnen van een zelfde opzet zijn als blijkens de hierna genoemde criteria van de vereniging wordt verlangd.
c. De besturende, beleidsvormende en beleidscontrolerende organen van de vereniging worden bij directe of getrapte verkiezingen door de leden gekozen. Zij leggen aan de ledenvergadering periodiek verantwoording af.
d. De interne organisatie van de vereniging is zodanig, dat de leden worden geïnformeerd omtrent aangelegenheden die hun belangen betreffen, alsmede omtrent hetgeen ten aanzien daarvan door de vereniging is en zal worden verricht.
e. De statutaire doelstelling van de vereniging behelst onder meer de behartiging van de belangen van de leden.
f. De organisatie en de financiële draagkracht van de vereniging zijn zodanig, dat een geregelde voortzetting van de werkzaamheden gewaarborgd is.
g. De organisatie heeft een aantoonbaar potentieel draagvlak in de categorie van de instellingen voor zorg of welzijn die zij beoogt te representeren;
h. De leden van de aanvragende organisatie nemen een substantiële positie in op de markt.

2. Het initiatief voor de ontwikkeling van een certificatieschema kan ook uit het HKZ-bestuur komen, dit in overleg met een representatieve vertegenwoordiging van de betreffende sector.

3. De instellingen behorend tot de branche waarvoor het schema wordt aangevraagd, vallen onder de reikwijdte van de Kwaliteitswet zorginstellingen, de wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, de Welzijnswet, de Wet Basisvoorziening Kinderopvang (in ontwikkeling), de Wet op de Jeugdhulpverlening (wordt vervangen door de Wet op de Jeugdzorg) of de Wet Voorzieningen Gehandicapten, of zijn ketenpartner van zulke instellingen. Een ketenpartner is een organisatie waarmee wordt samengewerkt teneinde de zorg- en dienstverlening aan individuele cli?nten op elkaar af te stemmen en hiaten te voorkomen.

4. De aanvraag heeft betrekking op de directe zorg aan patiënten/cliënten en/of op patiënt-/cliëntgebonden activiteiten die daaraan voorafgaan, zoals toegang tot zorg of dienstverlening en indicatiestelling.

De hierna onder 5 genoemde criteria zijn voorwaarden waaraan bij voorkeur voldaan moet worden.
Ze worden besproken met de aanvrager. Op elk onderdeel moeten in ieder geval plannen ontwikkeld zijn. Er worden geen harde toetsingseisen gesteld.

5. De organisatie die een schema aanvraagt moet kunnen aantonen dat er voldoende draagvlak is binnen de betreffende sector om te werken aan kwaliteit en op termijn aan certificering of externe beoordeling. Dit wordt op de volgende wijze aangetoond:

a. De brancheorganisatie toont aan, bijvoorbeeld op basis van een ledenraadpleging of eigen onderzoek, dat de sector kiest voor externe beoordeling c.q. certificering.
b. De brancheorganisatie toont aan dat er voor de sector reeds kwaliteitsnormen zijn ontwikkeld en geeft aan waar en hoe deze geïmplementeerd zijn.
c. De brancheorganisatie kan plannen voorleggen voor implementatie van een te ontwikkelen schema, eventueel in samenwerking met HKZ.
d. De brancheorganisatie kan aantonen dat zij contacten heeft met patiënten-/cliëntenorganisaties over kwaliteit en/of kan plannen daartoe voorleggen.
e. De scope van het aan te vragen schema moet voldoende uitgekristalliseerd zijn. Dat wil zeggen dat er geen discussie meer nodig is over de werkterreinen waarvoor het schema wordt aangevraagd.

6. Indien het aantal aanvragen de capaciteit van het bureau overstijgt, wordt er een wachtlijst gehanteerd. Bij het bepalen van de volgorde van behandeling van aanvragen op de wachtlijst wordt in beginsel de volgorde van binnenkomst gehanteerd. Hiervan kan worden afgeweken op grond van:

a. de grootte van een sector. Daarbij wordt afgewogen het aantal instellingen dat binnen een sector actief is en het aantal cliënten dat deze instellingen bereiken;
b. het maatschappelijk en/of politiek belang voor HKZ of voor de aanvragende sector.

7. Het Centraal College van Deskundigen beslist over de inhoudelijke haalbaarheid van een aanvraag. Het Bestuur besluit uiteindelijk over het al dan niet honoreren van de aanvraag en kan bij de besluitvorming beargumenteerd afwijken van bovengenoemde criteria.

(Deze beoordelingscriteria zijn goedgekeurd door het HKZ-bestuur op 31 januari 2002)